Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Hensti B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarop deze privacyverklaring van toepassing is.

2. Wanneer geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt of wanneer wij met u of uw organisatie een zakelijke relatie aangaan. Zij geldt voor persoonsgegevens waarvoor Hensti zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

Verwerkt Hensti persoonsgegevens in software of een omgeving namens een relatie, dan is de relatie doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en treedt Hensti op als verwerker. Daarover maken wij aparte afspraken in een verwerkersovereenkomst met de relatie. Vragen of verzoeken over gegevens in een omgeving van een relatie kunt u richten aan de betreffende relatie. Dit kan ook uw werkgever of opdrachtgever zijn.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met Hensti kunnen wij verwerken:

• uw naam, functie, bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens;
• de inhoud van e-mails, gespreksnotities, aanvragen en andere zakelijke correspondentie;
• gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, dienstverlening, support, facturatie en betalingen;
• technische gegevens die automatisch door de webserver kunnen worden vastgelegd, zoals IP-adres, datum en tijd van het bezoek, opgevraagde pagina, browserinformatie en foutmeldingen;
• andere persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt en die relevant zijn voor uw vraag of onze dienstverlening.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens of een burgerservicenummer, tenzij een specifieke wettelijke verplichting dit noodzakelijk maakt. Verstrek zulke gegevens daarom niet uit eigen beweging.

4. Doeleinden en grondslagen

Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen wij dit belang af tegen uw privacybelang. U kunt tegen zo'n verwerking bezwaar maken. Als wij in een specifieke situatie om toestemming vragen, kunt u die toestemming altijd weer intrekken.

Voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst hebben wij bepaalde contact-, contract- en factuurgegevens nodig. U bent niet wettelijk verplicht die gegevens aan ons te verstrekken, maar zonder de noodzakelijke gegevens kunnen wij een aanvraag mogelijk niet behandelen of onze diensten niet leveren.

5. Hoe komen wij aan uw gegevens?

Meestal ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van u of van uw organisatie. Soms ontvangen wij zakelijke contactgegevens van een collega, samenwerkingspartner, openbaar bedrijfsregister of een andere openbare zakelijke bron. Wij gebruiken alleen gegevens die voor het betreffende doel relevant zijn.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is met zorgvuldig gekozen partijen die ons ondersteunen, zoals leveranciers van hosting, e-mail, IT-beheer, administratie, betalingsverkeer, back-ups en professionele advisering. Ook kunnen wij gegevens verstrekken aan overheidsinstanties of andere partijen wanneer de wet ons daartoe verplicht of wanneer dit nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Partijen die namens Hensti persoonsgegevens verwerken, mogen die alleen volgens onze instructies gebruiken. Waar de AVG dat vereist, sluiten wij met hen een verwerkersovereenkomst.

7. Doorgifte buiten de EER

Wij geven geen persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, behalve wanneer een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak een langere termijn vereist. Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

Contactverzoeken zonder overeenkomst

Maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact.

Relatie-, contract- en supportgegevens

Gedurende de relatie en daarna maximaal 5 jaar, tenzij de gegevens langer nodig zijn voor een lopende zaak of rechtsvordering.

Financiële administratie en facturen

In beginsel 7 jaar, gerekend volgens de toepasselijke fiscale bewaarplicht.

Technische server- en beveiligingslogboeken

Zo kort mogelijk en in beginsel maximaal 30 dagen. Bij een beveiligingsincident kunnen relevante loggegevens langer worden bewaard voor onderzoek en bewijs.

Gegevens in back-ups worden volgens de gebruikelijke back-upcyclus overschreven. Wanneer gegevens niet direct uit een back-up kunnen worden verwijderd, worden zij niet opnieuw voor andere doeleinden gebruikt.

9. Website en cookies

De huidige website van Hensti is statisch, bevat geen contactformulier en gebruikt geen analyse-, advertentie- of trackingcookies. Klikt u op een e-mailadres, dan opent uw eigen e-mailprogramma; uw bericht wordt pas verwerkt nadat u het verzendt. De hostingserver kan voor de beveiliging en technische werking wel de hiervoor genoemde loggegevens vastleggen.

Als wij later cookies of externe diensten toevoegen, passen wij deze verklaring en het cookiebeleid vooraf aan en vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

10. Profilering en geautomatiseerde besluiten

Hensti gebruikt de persoonsgegevens waarop deze verklaring ziet niet voor profilering en neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en misbruik. De toegang is beperkt tot personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. De precieze maatregelen stemmen wij af op de aard van de gegevens, de verwerking en de bijbehorende risico's.

12. Uw privacyrechten

U kunt ons, voor zover de AVG dat toestaat, verzoeken om:

• inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
• verwijdering van uw persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die u aan ons heeft verstrekt (dataportabiliteit);
• bezwaar tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Stuur uw verzoek naar info@hensti.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken mogen wij deze termijn met twee maanden verlengen; wij laten dat dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Maak daarbij niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs aan ons over.

Sommige rechten zijn niet absoluut. Wij kunnen een verzoek bijvoorbeeld niet volledig uitvoeren wanneer wij gegevens wettelijk moeten bewaren of wanneer dit de rechten van anderen zou schaden. Als dat speelt, leggen wij uit waarom.

13. Vragen of een klacht

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op via info@hensti.nl. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Andere websites

Deze website kan links bevatten naar websites van andere organisaties. Hensti is niet verantwoordelijk voor de manier waarop die partijen persoonsgegevens verwerken. Raadpleeg daarom hun eigen privacyverklaring. Voor een toekomstig helpdeskplatform of andere afzonderlijke dienst kan een aanvullende privacyverklaring gelden.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of de wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze website. Bij een wezenlijke wijziging vermelden wij dat duidelijk.